7 Zeichen, dass es Zeit für eine neue Recruiting-Lösung wird

Upgrades gehören zum Leben. Was vor fünf oder zehn Jahren top modern war, ist heute bestenfalls Durchschnitt. Recruiting-Plattformen sind da keine Ausnahme. Wahrscheinlich wirst du dich nach dem Wechsel zu einer neuen Software fragen, wie du so lange ohne diese jetzt verfügbaren, aber eigentlich grundlegenden Funktionen auskommen konntest.

Bewerber:innen, Hiring Manager, Personalverantwortliche, Geschäftsführer:innen und zukünftige Angestellte – alle sind vom Wechsel einer Recruiting-Lösung betroffen. Schauen wir uns die häufigsten Probleme und ihre Auswirkungen an.

1. Der Bewerbungsprozess dauert zu lange

Wenn Bewerber:innen ein Passwort erstellen und ihren Lebenslauf speziell für euer System neu erstellen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sich bewerben. Ein solches Vorgehen wirkt sich sowohl auf das Bewerbungsaufkommen als auch den Ruf eurer Employer Brand aus. Denn die meisten eurer Wettbewerber sind bereits auf Systeme umgestiegen, mit denen sich die Interessent:innen in fünf Minuten oder weniger bewerben können. Lies in diesem Beitrag, wie du die Zahl der abgebrochenen Bewerbungen reduzieren kannst.

2. Hohe Abbruchquote im Prozess, wenige Angebotsannahmen

Kandidat:innen möchten ihre Rechnungen bezahlen und ihre Karriere vorantreiben. Wenn deinem Bewerbungsprozess die Struktur fehlt, sind Kandidat:innen die nächsten Schritte womöglich unklar und sie treffen auf unvorbereitete Interviewer:innen. Moderne Recruiting-Lösungen schaffen Abhilfe durch stellenbezogene Workflows. Außerdem bieten sie Recruiter:innen umfassende Funktionen, um Vertragsangebote schnell zu unterbreiten, bevor Kandidat:innen abspringen.

3. Zu wenige relevante Bewerber:innen

Die Bewerber:innen wissen nicht genug über dein Unternehmen und seine Aufgaben. Dieses Problem kann eine smarte Karriereseite lösen, die personalisierte, relevante Inhalte über Aufgaben, Karrierewege und die Unternehmenskultur bereitstellt.

Deine Stellenangebote erreichen nicht die richtigen Menschen. Mit einer besseren Verteilung von Jobangeboten auf relevanten Online-Kanälen durch Programmatic Advertising oder Job Distribution Software können Sie mehr Kandidat:innen erreichen. Und du weißt genau, wie Anzeigen konvertieren, sodass du die Veröffentlichungen entsprechend anpassen kannst.

Filtern von Bewerber:innen. Wenn du eine große Anzahl von Bewerbungen erhältst, aber kaum relevante Kandidat:innen darin findest, könntest du von einer KI-gestützten Bewerbererkennung profitieren. Nachdem du die KI einmal auf die wichtigsten Fähigkeiten feinjustiert hast, die du in Kandidat:innen suchst, findest du schnell die besten Bewerber:innen.

4. Zu viele manuelle Aufgaben

Top-Recruiter:innen nehmen sich Zeit, um Beziehungen zu Bewerber:innen aufzubauen. Das können sie aber nicht, wenn sie einen Großteil ihrer Zeit damit verbringen, Bewerberdaten in digitale Systeme einzugeben, zwischen Anwendungen hin und her zu wechseln, in Tabellenkalkulationen herumzusuchen oder die Kommunikation zwischen Bewerber:innen und dem HR-Team zu koordinieren, damit Vorstellungsgespräche zustande kommen.  

Eine moderne Recruiting-Lösung lässt sich in mehrere Systeme integrieren, z. B. HCM, Background Checks, Assessments, Kalender in Microsoft Teams oder Google Workspace). Das erleichtert den Recruiter:innen, ihre Aufgaben zu managen, Vorstellungsgespräche zu planen und Bewerberinformationen in einem einzigen kompatiblen System zu speichern.

5. Risiken für die Compliance 

Die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung persönlicher Daten von Bewerber:innen in E-Mails und Tabellen stellt ein Risiko für die Compliance dar. Werden Daten von Bewerber:innen zwischen Systemen hin und her geschoben, liegt hier ein weiteres Risiko. Robuste Compliance-Funktionen in einem Recruiting-System ermöglichen es, Prozesse innerhalb von Minuten an die genauen Datenschutzanforderungen in deiner Region anzupassen, anstatt Tage oder Wochen damit zu verbringen, die Datenschutzeinstellungen in einer älteren Software entsprechend zu konfigurieren.

6. Schwieriger Zugang zu fundierten Daten

Es sollte nicht Stunden dauern, fundierte Daten für wöchentliche Check-Ins oder regelmäßige Geschäftsüberprüfungen zu sammeln und zu analysieren. Teams müssen bei Bedarf auf historische Daten zugreifen, benutzerdefinierte Berichte erstellen und sowohl granulare als auch ganzheitliche Einblicke in den Einstellungsprozess erhalten können, damit das Recruiting in der Lage ist, ein strategischer Partner im Unternehmen zu werden. Ein modernes Recruiting-System verfügt über Analyse-Funktionen, mit dem du einfach eine individuelle Berichtsstrategie entwickeln und euer Recruiting datenbasiert gestalten kannst.

7. Geringes Vertrauen in Recruiting-Entscheidungen

Der Recruitingprozess kann für Personalverantwortliche eine Blackbox sein. Ohne eine professionelle Anwendung, das kollaboratives Hiring ermöglicht, wissen sie nicht, wie viele Bewerber:innen schon geprüft wurden, wo sie sich in den einzelnen Phasen befinden oder was die anderen Teammitglieder bereits herausgefunden haben könnten. Notizen zu den Bewerber:innen und Score Cards für Vorstellungsgespräche schaffen Transparenz und fördern das Vertrauen. 

KinCare führte SmartRecruiters ein und das Fazit unseres Ansprechpartners nach einem Jahr Nutzung: „Es ist zu einer kollaborativeren Umgebung geworden. Wenn man Transparenz herstellt, schafft man auch Vertrauen. Vertrauen war kein Problem mehr.“ 

Moderne Software schafft spürbare Veränderungen

Auf ein neues Recruiting-System umzusteigen, muss nicht schwierig sein. Mit einer bewährten, intuitiven Software ist nur ein minimaler Schulungsaufwand notwendig. Sobald deine Teams mit dem System arbeiten, werden sich nach kurzer Zeit erste Erfolge zeigen: mehr qualifizierte Bewerber:innen, ein reibungsloserer Recruitingprozess und schließlich eine bessere Qualität der Einstellungen. 

Verschwende deine Arbeitszeit nicht länger mit manuellen Aufgaben und Diskussionen über misslungene Vorstellungsgespräche. Mit einer modernen Recruiting-Lösung kann sich dein Team auf neue wichtige Herausforderungen fokussieren, wie der Prozessoptimierung und der Erstellung besserer Dashboards.

Bei JYSK zeigten sich die Auswirkungen der neuen Recruiting-Software sofort. Das Team kann jetzt 50.000 Bewerber:innen pro Monat mit größerer Effizienz bearbeiten, um die Stellen für die 3.000 Filialen des Unternehmens zu besetzen.

Es war sehr wichtig, dass unser neues System für die Hiring Manager in allen unseren Filialen in vielen Ländern einfach zu bedienen ist. Wir haben SmartRecruiters mit einer einfachen mobilen Schulung und optionalen Webinaren eingeführt.

Karolína Kroužková, Leiterin HR Digital, JYSK

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